Politica de confidențialitate

Cine răspunde de date

Operatorul datelor descrise aici este CodePixelfy LLC, societate cu răspundere limitată înregistrată în Delaware, SUA, 131 Continental Dr, Suite 305, Newark, DE 19713, United States, care operează serviciul Bidvalio. Contact pentru protecția datelor: contact@bidvalio.com.

Nu suntem stabiliți în UE: societatea este înregistrată în Statele Unite, iar serviciul este administrat din Serbia.

Pentru datele personale cuprinse în documentele încărcate de clienți (de exemplu CV-urile experților), clientul este operator, iar noi prelucrăm datele în numele lui, potrivit clauzelor de prelucrare a datelor de la secțiunea 11 a Termenilor. Dacă datele tale apar într-o ofertă, poți contacta ofertantul sau ne poți scrie, iar noi îi transmitem cererea.

Ce date prelucrăm

• Date de contact și facturare: nume, email, firmă, cod fiscal, licitația și termenul de depunere, dacă le completezi, și, pentru plățile pe site, adresa de facturare (colectată de Stripe). La achizițiile din aplicație, plata este gestionată de Apple sau Google: primim doar confirmarea achiziției (tranzacție, produs, preț), niciodată datele cardului.
• Documentele încărcate: documentația licitației și oferta. Acestea pot conține date personale ale unor terți, de exemplu CV-urile experților.
• Raportul: constatările verificării, care pot cita din documente.
• Date tehnice: adresa IP și momentul acceptării Termenilor, versiunea Termenilor acceptată, limba aleasă, jurnale de securitate.
• Mesaje: ce ne trimiți prin formularul de contact sau prin email (email, nume, firmă, mesaj).
• Aplicația mobilă: aplicația păstrează pe dispozitiv linkurile către verificările tale; le poți șterge din setările aplicației. Camera și pozele sunt folosite doar când alegi să fotografiezi sau să selectezi un document de încărcat. Aplicația nu are reclame, analiză sau urmărire.
• Programul de afiliere: dacă te înscrii ca afiliat, numele, emailul, firma și codul fiscal (pentru persoane juridice), țara, datele de plată (IBAN, cont PayPal sau Wise), versiunea și momentul acceptării termenilor de afiliere și, pentru persoane fizice, formularul W-8BEN. Pentru linkurile de recomandare numărăm doar click-urile pe zi, fără adrese IP și fără alte date despre vizitator.

De ce folosim datele și pe ce temei

Datele tale de contact și documentele sunt necesare pentru contract: fără ele nu putem efectua verificarea. Te poți opune oricând prelucrării întemeiate pe interesul legitim (vezi Drepturile tale). Scopurile și temeiurile legale:

• Efectuarea verificării, livrarea raportului și a reverificării, asistența și emailurile despre comanda ta: executarea contractului (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR). Când comanzi pentru o firmă, îți prelucrăm datele ca persoană de contact a acesteia, în baza interesului nostru legitim de a executa contractul cu firma (art. 6 alin. (1) lit. f)).
• Plăți, facturi și evidență contabilă: obligație legală (art. 6 alin. (1) lit. c)) și executarea contractului.
• Dovada acceptării Termenilor (versiune, moment, adresă IP): interesul legitim de a putea dovedi contractul (art. 6 alin. (1) lit. f)).
• Securitatea serviciului, prevenirea fraudei și evitarea folosirii de două ori a unei achiziții din aplicație: interes legitim (art. 6 alin. (1) lit. f)).
• Alerte către administratorul nostru despre plăți, comenzi și mesaje, ca să putem reacționa rapid: interes legitim (art. 6 alin. (1) lit. f)).
• Răspunsul la mesaje din formularul de contact sau prin email: demersuri la cererea ta înainte de încheierea unui contract (art. 6 alin. (1) lit. b)) sau interesul legitim de a răspunde solicitărilor de afaceri (art. 6 alin. (1) lit. f)).
• Îmbunătățirea regulilor de verificare pe baza statisticilor agregate, fără documentele clienților: interes legitim (art. 6 alin. (1) lit. f)).
• Datele personale din documentele încărcate: le prelucrăm conform instrucțiunilor clientului (art. 28 GDPR); clientul are nevoie de propriul temei legal.
• Programul de afiliere și plata comisioanelor: executarea contractului cu afiliatul (art. 6 alin. (1) lit. b) și obligațiile noastre contabile și fiscale (art. 6 alin. (1) lit. c). Atribuirea unei comenzi afiliatului al cărui link a adus-o, prin cookie-ul de recomandare: interesul legitim de a plăti corect comisioanele (art. 6 alin. (1) lit. f).

Analiza AI și revizuirea umană

Documentele sunt analizate cu modele de inteligență artificială (Claude, de la Anthropic) pentru a găsi posibile probleme. Apoi un om revizuiește fiecare raport înainte de livrare și poate corecta, adăuga sau elimina constatări. Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice asupra ta sau să te afecteze în mod similar într-o măsură semnificativă (art. 22 GDPR): raportul este o informare pentru ofertant, ofertantul decide ce depune, iar autoritatea contractantă decide asupra ofertei.

Cine primește datele

Nu vindem date personale și nu le partajăm în scop publicitar. Datele sunt primite doar de:

• Hetzner Online GmbH (Germania): găzduirea site-ului, a bazei de date și a documentelor încărcate, pe un server din Germania (UE). Persoană împuternicită.
• Anthropic (Statele Unite): analiza AI a documentelor prin API. Persoană împuternicită. Potrivit termenilor comerciali Anthropic, aceasta nu poate antrena modele cu datele trimise prin API și șterge datele de intrare și de ieșire în cel mult 30 de zile, cu excepția cazului în care legea sau politica sa de utilizare cere altfel.
• Resend (Statele Unite): trimiterea emailurilor, de exemplu linkul de încărcare și notificarea despre raport. Persoană împuternicită.
• Telegram: alerte către administratorul nostru despre plăți, comenzi și mesaje de contact. Alertele conțin firma și emailul clientului și, pentru mesajele din formularul de contact, numele, firma, emailul și mesajul.
• Stripe: plățile pe site. Stripe prelucrează datele de plată parțial ca persoană împuternicită a noastră și parțial ca operator independent, conform propriei politici de confidențialitate, de exemplu pentru prevenirea fraudei și obligațiile sale legale.
• Apple și Google: achizițiile din aplicațiile iOS și Android. Acestea prelucrează plata ca operatori independenți, conform propriilor politici de confidențialitate; noi primim doar confirmarea achiziției.
• Autorități și consultanți (de exemplu contabili, avocați sau autorități fiscale), când legea o cere sau pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unor drepturi în instanță.

Transferuri în afara UE

Anthropic și Resend prelucrează date în Statele Unite. Aceste transferuri se bazează pe clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene, care fac parte din termenii lor de prelucrare a datelor; Resend este certificată și în cadrul EU-U.S. Data Privacy Framework. Stripe, Apple și Google transferă date pe baza propriilor garanții, descrise în politicile lor de confidențialitate. Alertele Telegram trec prin serverele Telegram, care se pot afla în afara UE. Serviciul este administrat din Serbia. Ne poți cere o copie a garanțiilor la contact@bidvalio.com.

Cât timp păstrăm datele

• Documentele încărcate, împreună cu textul extras din ele: se șterg la 90 de zile de la încărcare, indiferent de starea comenzii, sau mai devreme, la cerere.
• La 2 ani de la data comenzii: raportul și jurnalul de evenimente al comenzii se șterg, iar toate câmpurile personale ale comenzii se elimină: email, nume de contact, firmă, cod fiscal, titlul și referința licitației, termenul, adresa IP a clientului, rezumatul și notele administratorului. Linkul către raport nu mai funcționează.
• După aceea rămâne o înregistrare de facturare fără niciun nume sau date de contact (sumă, monedă, pachet, stare, canal, date calendaristice, versiunea Termenilor acceptată și referința plății) și, pentru achizițiile din aplicație, ID-urile tranzacțiilor App Store sau Google Play. Le păstrăm pentru contabilitate și pentru a împiedica folosirea de două ori a unei achiziții.
• Mesajele din formularul de contact: se șterg la 2 ani de la trimitere.
• Înregistrările de facturare deținute de Stripe, Apple și Google urmează propriile lor reguli de păstrare.
• Copii de siguranță: copiile zilnice ale bazei de date și ale documentelor sunt păstrate pe același server și suprascrise după 14 zile, astfel încât datele șterse dispar și din copiile de siguranță în cel mult 14 zile.
• Datele afiliaților: păstrate cât timp participi la program și apoi atât cât cer regulile contabile și fiscale pentru plăți. Cererile respinse se șterg la 6 luni după decizie.

Securitate

Documentele încărcate sunt criptate cu AES-256-GCM înainte de a fi stocate, iar copiile de siguranță le păstrează criptate. Conexiunile la site folosesc HTTPS. Doar administratorul nostru poate accesa zona de administrare, protejată cu parolă și autentificare în doi pași. Fiecare comandă poate fi deschisă doar prin linkul ei personal, greu de ghicit; oricine are linkul o poate deschide, așa că nu îl distribui în afara firmei tale.

Cookie-uri și urmărire

Site-ul folosește doar cookie-uri necesare: unul reține limba aleasă, unul păstrează sesiunea administratorului nostru și, când ajungi prin linkul de recomandare al unui afiliat, un cookie propriu (bv_ref) păstrează codul acelui afiliat timp de 60 zile, ca să îl putem recompensa dacă plasezi o comandă. Nu conține date personale și nu este folosit în alt scop. Fiind strict necesare pentru funcții ale site-ului, aceste cookie-uri nu necesită consimțământ. Nu folosim cookie-uri de publicitate sau de analiză, iar nici site-ul, nici aplicațiile nu conțin reclame, analiză sau urmărire.

Drepturile tale

Ai dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare a prelucrării, portabilitate a datelor și opoziție, în special față de prelucrarea întemeiată pe interesul legitim. Pentru a le exercita, scrie-ne la contact@bidvalio.com. Răspundem în cel mult o lună și îți putem cere să îți confirmi identitatea. Unele date nu pot fi șterse mai devreme cât timp legea ne obligă să le păstrăm, de exemplu înregistrările de facturare.

Ai și dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere, în special în țara UE în care locuiești, lucrezi sau în care a avut loc presupusa încălcare. În România, aceasta este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP, www.dataprotection.ro); în Croația, Agenția pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal (AZOP, azop.hr). Lista tuturor autorităților din UE se află pe site-ul Comitetului European pentru Protecția Datelor (edpb.europa.eu). În Serbia, autoritatea competentă este Comisarul pentru Informații de Interes Public și Protecția Datelor cu Caracter Personal (poverenik.rs).

Copii

Serviciul se adresează firmelor și nu este destinat copiilor.

Utilizatori din Statele Unite

Nu vindem și nu partajăm informații personale în sensul definit de California Consumer Privacy Act și nu le folosim pentru publicitate țintită.

Modificări ale acestei politici

Actualizăm această politică atunci când se schimbă serviciul sau legea. Data din partea de sus arată versiunea în vigoare. Modificările listei de furnizori care prelucrează documentele sunt anunțate aici înainte de a se aplica.